🏢 Guía para RRHH - Gestión de Licencias

Sistema de Licencias y Dispositivos

El sistema utiliza un modelo de doble capa:

1. Licencia de Empleado (hr.employee.license)
   • Es el permiso general para usar el sistema
   • Requisito previo para registrar dispositivos
   • Estados: Borrador → Activa → Suspendida/Revocada
2. Dispositivo Móvil (hr.device.license)
   • Es el teléfono específico del empleado
   • Vinculado a una licencia de empleado
   • Relación 1:1 (un dispositivo activo por licencia)
   • Estados: Pendiente → Activo → Suspendido/Revocado

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  EMPLEADO: Juan Pérez                                   │
│  ├─ 📄 Licencia de Empleado #123                        │
│  │   ├─ Estado: Activa ✅                               │
│  │   ├─ Tipo: Móvil                                     │
│  │   ├─ Fecha activación: 01/11/2025                   │
│  │   └─ Permisos: Check-in, Check-out, Historial       │
│  │                                                       │
│  └─ 📱 Dispositivo Móvil #456                           │
│      ├─ Estado: Activo ✅                               │
│      ├─ UUID: e4f6c360-1bd0-4d71-8174-4d4a179a9b6f     │
│      ├─ Plataforma: iOS                                 │
│      ├─ Modelo: iPhone 14 Pro                           │
│      └─ Última actividad: 16/11/2025 14:30             │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Gestión de Licencias de Empleado

Estados de una Licencia

Borrador ──[Activar]──> Activa ──[Suspender]──> Suspendida
                          │                         │
                          │                    [Reactivar]
                          │                         ↓
                          └────[Revocar]──────> Revocada
                                              (IRREVERSIBLE)

Crear Nueva Licencia

Ruta: RRHH → Asistencias → Licencias de Empleados → Nuevo

Pasos:

1. Completar formulario:

   Empleado: [Seleccionar de lista]
   Tipo de Licencia: Móvil
   Estado: Borrador (automático)
   

2. Guardar (Ctrl+S)
3. Activar Licencia:
   • Click en botón "Activar Licencia" (header superior)
   • Se enviará email automático al empleado
   • Se registrará en auditoría
   • Aparecerá mensaje de confirmación en chatter

Email que recibe el empleado:

De: RRHH Sistema <[email protected]>
Para: [email protected]
Asunto: ✅ Licencia de Asistencia Móvil Activada

¡Hola Juan!

Tu licencia para usar el sistema de asistencia móvil ha sido activada.

Próximos pasos:
1. Descarga la aplicación móvil
2. Inicia sesión con tus credenciales
3. Tu dispositivo se registrará automáticamente
4. Comienza a marcar asistencia

Credenciales:
- URL: https://tuempresa.odoo.com
- Código de empleado: 680297373

¿Necesitas ayuda? Contacta a RRHH.

Saludos,
Equipo de RRHH

Suspender Licencia

⚠️ Acción REVERSIBLE - Uso: vacaciones, baja médica, investigación

Requisitos:

• Licencia debe estar en estado Activa
• Usuario debe tener rol HR Manager

Pasos:

1. Abrir licencia del empleado
2. Click en "Suspender Licencia"
3. Completar wizard:
   • Razón: Vacaciones / Baja médica / Investigación / Otro
   • Detalle: Explicación adicional
   • Nota Interna: Solo visible para RRHH/IT
   • Notificar Empleado: ✅ (recomendado)
   • Notificar Manager: ✅ (opcional)
4. Click en "Suspender Licencia"

Efectos automáticos:

• ✅ Estado cambia a Suspendida
• ✅ Empleado recibe email
• ✅ Registro en chatter
• ✅ Todos los dispositivos quedan inactivos automáticamente
• ✅ Empleado no puede marcar asistencia

Reactivar Licencia Suspendida

Pasos:

1. Abrir licencia suspendida
2. Click en "Reactivar Licencia"
3. Confirmación automática
4. Estado vuelve a Activa

⚠️ Nota: Los dispositivos permanecen suspendidos (deben reactivarse manualmente si es necesario)

Revocar Licencia

🚫 Acción IRREVERSIBLE - Uso: terminación de contrato, fraude, violación grave

⚠️ ADVERTENCIA: Esta acción NO se puede deshacer. El empleado perderá acceso permanentemente.

Requisitos:

• Usuario debe tener rol IT Admin (group_hr_hub_admin)

Pasos:

1. Abrir licencia del empleado
2. Click en "Revocar Licencia" (botón rojo)
3. Completar wizard:
   • Razón: Terminación de contrato / Fraude / Violación grave / Otro
   • Detalle: Explicación OBLIGATORIA
   • Nota Interna: Información confidencial
   • Confirmación: Escribir exactamente REVOCAR
4. Click en "REVOCAR PERMANENTEMENTE"
5. Confirmar segunda advertencia

Efectos automáticos:

• ✅ Estado cambia a Revocada
• ✅ Registro se archiva (active=False)
• ✅ Todos los dispositivos se revocan automáticamente
• ✅ Email enviado al empleado
• ✅ Registro permanente en auditoría

Para recuperar acceso: Debe crear una nueva licencia desde cero.

Gestión de Dispositivos Móviles

Estados de un Dispositivo

Pendiente ──[Activar]──> Activo ──[Suspender]──> Suspendido
  (auto)                    │                       │
                            │                  [Reactivar]
                            │                       ↓
                            └────[Revocar]──────> Revocado
                                              (IRREVERSIBLE)

Restricción 1:1 (Un Dispositivo Activo por Licencia)

❌ INCORRECTO:

Empleado Juan → Licencia #1 → Dispositivo A (activo)
                             → Dispositivo B (activo)  ❌ ERROR

✅ CORRECTO:

Empleado Juan → Licencia #1 → Dispositivo A (activo)
                             → Dispositivo B (revocado)

Motivo: Prevenir compartir licencias entre empleados (fraude).

Auto-Activación del Primer Dispositivo ✨

Funcionalidad: Cuando un empleado registra su primer dispositivo y su licencia está activa, el dispositivo se activa automáticamente sin intervención de RRHH.

Condiciones para Auto-Activación:

• ✅ Licencia del empleado está en estado Activa
• ✅ Es el primer dispositivo (no hay otros activos)
• ✅ Empleado tiene licencia válida asignada

Ventajas:

• ⚡ Experiencia de usuario fluida
• 🎯 Reduce carga de trabajo de RRHH
• 🔒 Seguro: Solo primer dispositivo, dispositivos adicionales requieren aprobación manual

Notificaciones Auto-Activación:

• ✉️ Email automático a RRHH informando de la auto-activación
• 📝 Registro en chatter del dispositivo
• 📊 Entrada en audit log (action_type: device_registered)

Activar Dispositivo Manualmente

Ruta: RRHH → Asistencias → Dispositivos Móviles

Cuándo usar: Segundo dispositivo, reemplazo de dispositivo, dispositivo adicional.

Requisitos:

• Usuario debe tener rol HR Manager
• Licencia del empleado debe estar Activa
• NO debe haber otro dispositivo activo para esa licencia

Pasos:

1. Abrir dispositivo en estado Pendiente
2. Verificar información:
   • Empleado correcto
   • UUID único
   • Plataforma detectada (iOS/Android)
3. Click en "Activar Dispositivo" (header)
4. Verificar resultados:
   • Estado → Activo
   • Fecha de aprobación registrada
   • Aprobador registrado
   • Mensaje en chatter

Si intentas activar y hay otro dispositivo activo:

❌ ERROR: Dispositivo Duplicado

Ya existe un dispositivo activo para la licencia de "Juan Pérez":

• Dispositivo actual: iPhone 14 Pro
• UUID: ABC-123-XYZ
• Plataforma: iOS

Para registrar un nuevo dispositivo:
1. Contacte a RRHH o IT Admin
2. Revoque el dispositivo anterior
3. Registre el nuevo dispositivo

Esta restricción previene el uso compartido indebido de licencias.

Suspender Dispositivo

⚠️ Acción REVERSIBLE - Uso: dispositivo perdido, sospecha temporal, mantenimiento

Pasos:

1. Abrir dispositivo Activo
2. Click en "Suspender Dispositivo"
3. Completar wizard:
   • Razón de Suspensión: [Seleccionar]
     • Solicitud del Usuario
     • Incidente de Seguridad
     • Dispositivo Perdido
     • Dispositivo Robado
     • Violación de Política
     • Mantenimiento Temporal
     • Investigación en Curso
     • Otro Motivo
   • Detalle de la Razón: Explicación adicional
   • Nota Interna: Solo RRHH/IT
   • Notificar Empleado: ✅
   • Notificar Manager: ✅
4. Click en "Suspender Dispositivo"

Efectos:

• ✅ Estado → Suspendido
• ✅ Empleado no puede marcar asistencia
• ✅ Mensaje en chatter
• ✅ Audit log

Revocar Dispositivo

🚫 Acción IRREVERSIBLE - Uso: dispositivo comprometido, fraude, reemplazo permanente

Requisitos:

• Usuario debe tener rol IT Admin (group_hr_hub_admin)

Pasos:

1. Abrir dispositivo (cualquier estado excepto ya revocado)
2. Click en "Revocar Dispositivo" (botón rojo)
3. Completar wizard:
   • Razón de Revocación: [Seleccionar]
     • Terminación de Contrato
     • Dispositivo Comprometido
     • Brecha de Seguridad
     • Violación Grave de Política
     • Dispositivo Duplicado
     • Reemplazo de Dispositivo
     • Fraude Detectado
     • Otro Motivo
   • Detalle: Explicación OBLIGATORIA
   • Nota Interna: Información confidencial
   • Confirmación: Escribir REVOCAR
   • Notificar Empleado: ✅
   • Notificar Manager: ✅
   • Notificar Seguridad IT: ✅ (si aplica)
4. Click en "REVOCAR PERMANENTEMENTE"
5. Confirmar advertencia final

Efectos:

• ✅ Estado → Revocado
• ✅ Registro archivado (active=False)
• ✅ UUID queda permanentemente bloqueado
• ✅ Mensaje en chatter
• ✅ Audit log

Para registrar nuevo dispositivo: Empleado debe usar la app desde un nuevo teléfono.

Flujos de Trabajo Completos

Flujo 1: Onboarding de Nuevo Empleado

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. CREAR LICENCIA (HR Manager)                              │
│    • Empleado: Nuevo empleado                                │
│    • Tipo: Móvil                                             │
│    • Estado: Borrador → Activar → Activa                    │
│    • Resultado: Email enviado al empleado                    │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EMPLEADO DESCARGA APP                                    │
│    • Descarga desde App Store/Play Store                    │
│    • Inicia sesión con credenciales Odoo                    │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. REGISTRO AUTOMÁTICO DE DISPOSITIVO                       │
│    • App detecta UUID y plataforma                          │
│    • Envía registro a servidor                              │
│    • Odoo crea hr.device.license                            │
│    • Estado: Pendiente → ✨ AUTO-ACTIVACIÓN → Activo       │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS                               │
│    • Email a RRHH: "Dispositivo auto-activado"              │
│    • Chatter: Registro de activación                        │
│    • Audit log: Trazabilidad completa                       │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 5. EMPLEADO YA PUEDE MARCAR ASISTENCIA ✅                   │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Flujo 2: Cambio de Dispositivo (Teléfono Nuevo)

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SITUACIÓN:                                                   │
│ Empleado tiene iPhone 12 (activo) → Compra iPhone 15       │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. EMPLEADO INTENTA REGISTRAR IPHONE 15                    │
│    • Descarga app en nuevo teléfono                         │
│    • Inicia sesión                                          │
│    • App envía registro                                     │
│    • Estado: Pendiente (NO auto-activa, ya tiene 1 activo) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. IT ADMIN REVOCA DISPOSITIVO ANTERIOR                     │
│    • Abre hr.device.license del iPhone 12                   │
│    • Click "Revocar Dispositivo"                            │
│    • Razón: "Reemplazo de Dispositivo"                      │
│    • Confirmación: "REVOCAR"                                │
│    • iPhone 12 → Revocado (archivado)                       │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. HR MANAGER ACTIVA NUEVO DISPOSITIVO                      │
│    • Abre hr.device.license del iPhone 15                   │
│    • Verifica no hay otro activo                            │
│    • Click "Activar Dispositivo"                            │
│    • iPhone 15 → Activo                                     │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. EMPLEADO YA PUEDE MARCAR CON NUEVO TELÉFONO ✅          │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Flujo 3: Dispositivo Perdido/Robado

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SITUACIÓN: Empleado pierde su teléfono                      │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. ACCIÓN INMEDIATA - HR MANAGER SUSPENDE DISPOSITIVO       │
│    • Abre hr.device.license del dispositivo perdido         │
│    • Click "Suspender Dispositivo"                          │
│    • Razón: "Dispositivo Perdido"                           │
│    • Notificar Seguridad IT: ✅                             │
│    • Estado → Suspendido                                     │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EMPLEADO NO PUEDE MARCAR (SEGURIDAD)                     │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
        SI ENCUENTRA TELÉFONO │         SI NO ENCUENTRA
                    ↓                           ↓
┌──────────────────────────────────┐   ┌─────────────────────────┐
│ 3A. REACTIVAR DISPOSITIVO        │   │ 3B. REVOCAR PERMANENTE  │
│ • Click "Reactivar Dispositivo"  │   │ • IT Admin revoca       │
│ • Estado → Activo                │   │ • Estado → Revocado     │
│ • Empleado puede marcar ✅       │   │ • Registrar nuevo       │
└──────────────────────────────────┘   └─────────────────────────┘

Flujo 4: Terminación de Contrato

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. IT ADMIN REVOCA LICENCIA DEL EMPLEADO                    │
│    • Abre hr.employee.license                               │
│    • Click "Revocar Licencia"                               │
│    • Razón: "Terminación de Contrato"                       │
│    • Detalle: "Baja voluntaria - Último día 15/12/2024"     │
│    • Confirmación: "REVOCAR"                                │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EFECTO EN CASCADA AUTOMÁTICO                             │
│    • Licencia → Revocada (archivada)                        │
│    • Todos los dispositivos → Revocados (archivados)        │
│    • Emails enviados a empleado y manager                   │
│    • Audit logs completos                                   │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
                          ↓
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. EMPLEADO PIERDE ACCESO INMEDIATO                         │
│    • No puede iniciar sesión en app                         │
│    • No puede marcar asistencia                             │
│    • Registros históricos preservados (auditoría)           │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Matriz de Permisos